SOSvirtual E-Learning
Data processing
En tant que service de formation virtuel des Villages d’Enfants SOS, SOSvirtual gère les données personnelles de ses utilisateurs. Ces données sont collectées via un système d'apprentissage et gérées via sa propre base de données. Les sections suivantes détaillent des informations pertinentes sur la gestion des autres données et les engagements pris par SOSvirtual lors de l'accès, du stockage, du traitement et de la suppression des informations collectées.
Règlement
L'activité de traitement des données chez SOSvirtual est régie par le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), qui est le Règlement européen 2016/679 du Parlement et du Conseil, du 27 avril 2016, qui établit des exigences spécifiques pour les entreprises et organisations concernant la protection des personnes physiques en ce qui concerne le traitement (collecte, stockage et gestion) des données personnelles et la libre circulation de ces données.
Pourquoi collectons-nous vos données ?
Parce que SOSvirtual offre une expérience personnalisée et optimale à chaque étape du service de formation à tous ses utilisateurs et parce que l'analyse de ces données permet de prendre des mesures d'amélioration continue qui permettent d'atteindre les objectifs de développement des capacités et de mesurer son impact au sein de l'Organisation. Les objectifs de la gestion des données personnelles par SOSvirtual sont :
-Enregistrement et accès à la plateforme de formation : Pour gérer l'accès à l'offre de cours virtuels, il est essentiel de gérer l'enregistrement des utilisateurs qui accèdent à l'environnement de formation.
-Suivi de la participation aux cours virtuels. Vous pouvez relier les résultats de participation à chaque activité réalisée ou non réalisée par un utilisateur (sujet de données).
-Émission de certificats. Grâce à l'identification des données personnelles des utilisateurs qui terminent avec succès un cours, des certificats sont délivrés pour les cours virtuels réalisés.
-Service de reporting. Les données générées dans le service de formation nous permettent de modéliser des rapports globaux accumulés et aussi détaillés tels que des listes de participation qui sont consommées par des personnes responsables de l'accès à ces données et qui sont décrites plus loin au point Qui peut accéder à vos données ?.
-Communication. Diverses données personnelles collectées permettent d'envoyer des messages personnalisés et / ou groupés en fonction d'objectifs d'information spécifiques, liés aux processus de formation virtuelle.
Quelles données personnelles collectons-nous ?
Les données personnelles que nous collectons sont :
-Prénoms et noms
-E-mail organisationnel. Il s'agit de l'e-mail personnel dans le cas des collaborateurs sans compte organisationnel.
-Pays
-Ville (optionnel)
-Entité (par exemple, Association Nationale, Bureau International, Autres Organisations)
-Domaine de travail
-Poste
-Genre (optionnel)
-Date de naissance (optionnel)
-Photo de profil (optionnel)
-Nom de l'organisation. Ces données personnelles ne sont collectées que pour le public externe de SOS Villages d'Enfants. SOS.
-Pays de mentorat transfrontalier. Ces données personnelles ne sont collectées que pour le public externe de SOS Villages d'Enfants.
Quand collectons-nous vos données ?
-Collaborateurs de SOS Villages d'Enfants
Bien que le portail SOSvirtual soit public, la plupart de son offre de formation permet un accès exclusif aux collaborateurs de SOS Villages d'Enfants. De toutes les données énumérées au point précédent, les prénoms et noms (nom d'utilisateur) et l'e-mail organisationnel des collaborateurs de SOS Villages d'Enfants qui ont un compte organisationnel dans l'instance mondiale d'Office 365 sont obtenus au moment où leurs comptes organisationnels sont créés. Cela se produit en raison de l'intégration entre l'Active Directory de SOS Villages d'Enfants et le Système de Gestion de l'Apprentissage SOSvirtual. Cependant (excepté pour votre e-mail qui est l'identifiant de l'utilisateur), le système demande à l'utilisateur de mettre à jour ses données personnelles s'il s'agit de sa première entrée. Par la suite, vos données personnelles peuvent être mises à jour à tout moment par l'utilisateur lui-même. Par exemple, si votre poste dans l'organisation est mis à jour ou si vous remarquez des erreurs typographiques à votre nom.
-Collaborateurs de SOS Villages d'Enfants sans comptes organisationnels
Pour les collaborateurs qui n'ont pas de compte organisationnel mais qui sont liés à SOS Villages d'Enfants, la procédure de création de comptes se fait par le remplissage d'un modèle avec un format spécifique qui collecte tous les champs mentionnés au point précédent. Ce formulaire est consolidé et envoyé à SOSvirtual par les homologues responsables dans les Associations Membres ou d'autres instances telles que le Bureau International, qui ont autorisé l'accès de certains utilisateurs. Pour ces personnes, le même traitement des données s'applique que pour tout utilisateur.
-Collaborateurs de SOS Villages d'Enfants sans comptes organisationnels
Pour les personnes qui n'ont pas de compte organisationnel et qui ne sont pas liées à SOS Villages d'Enfants, la procédure de création de comptes se fait en remplissant un formulaire de création de compte qui collecte tous les champs mentionnés au point précédent. Une fois ce formulaire rempli et envoyé, l'utilisateur recevra ses identifiants pour accéder à la plateforme. Pour ces personnes, le même traitement des données s'applique que pour tout utilisateur.
Durée de conservation des données
SOSvirtual ne conserve qu'un historique des cours suivis et de leur achèvement, ainsi qu'une copie des certificats délivrés, pendant une période de 3 ans. Une fois cette période écoulée, les données seront supprimées de manière sécurisée.
*Les données personnelles des étudiants externes inscrits au cours de bénévolat dans les SOS Villages d'Enfants seront anonymisées après trois ans.
Cette politique de conservation des données est conforme aux exigences légales applicables et garantit que vos informations personnelles ne sont pas conservées plus longtemps que nécessaire.
Qui peut accéder à vos données ?
L'accès aux informations personnelles des utilisateurs de SOSvirtual est limité aux personnes appartenant à des instances responsables de processus spécifiques. :
-Équipe SOSvirtual. Accède et traite les informations de tous les utilisateurs de SOSvirtual pour un suivi global et particulier et pour faire rapport à d'autres parties prenantes.
-Personnes responsables de la formation et des ressources humaines dans les associations membres et les bureaux régionaux. Ils accèdent aux informations de tous les utilisateurs de leur Association Membre ou Région, à des fins conséquentes qui répondent à leurs propres processus et au suivi des plans de formation annuels.
-Facilitateurs/tuteurs. Ceux qui accompagnent certains cours de l'offre de formation et qui, dans le cadre de leurs rôles, sont responsables d'accompagner et de contacter les participants.
-Propriétaires de contenu/cours. Certains cours sont promus par des équipes spécifiques au sein de l'organisation. Par exemple, le cours de Protection des Enfants aux SOS Villages d'Enfants est promu par l'équipe de Protection de l'Enfance du Bureau International, donc, les personnes en charge de cette équipe pourront accéder aux données personnelles des utilisateurs qui participent à ce cours pour mesurer son ampleur et son impact.
-Autres personnes définies par la Direction des Associations Membres et des Bureaux Internationaux Régionaux.
Mise à jour des données personnelles par l'utilisateur
SOSvirtual facilite également la mise à jour des données personnelles de l'utilisateur.
Si vous souhaitez mettre à jour des données de votre profil utilisateur, telles qu'une erreur typographique dans votre nom, la mise à jour de votre poste dans l'organisation, votre lieu de résidence, ou rectifier des données qui ont été mal saisies au début, il suffit de :
-Se connecter
-Cliquer sur votre nom de profil en haut à droite.
-Sélectionner l'option Profil
-Dans la section Détails de l'utilisateur, sélectionner l'option Modifier le profil.
-Enfin, enregistrer les modifications apportées.
Les seules données qui ne peuvent pas être mises à jour par l'utilisateur sont l'e-mail qui devient à son tour son identifiant, comme une carte d'identité, qui ne peut pas être modifiée.
Contact avec les responsables du traitement des données personnelles
Afin qu'un utilisateur puisse exercer ses droits - Droit d'être informé, d'accéder, de corriger, de supprimer, de restreindre le traitement, à la portabilité des données, de s'opposer au traitement, de ne pas être soumis à une prise de décision automatisée - il peut contacter les personnes responsables du traitement des données personnelles chez SOSvirtual, une communication écrite doit être établie par e-mail, en fournissant une documentation prouvant votre identité (carte d'identité ou passeport) à l'adresse suivante : dp.laam@sos-kd.org. Cette communication doit refléter les informations suivantes : Noms et prénoms de la personne émettant la consultation, la demande d'application, l'adresse et les données justificatives.
Plus d'informations
Pour plus d'informations sur les règlements, visitez les sites officiels suivants :
-https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/PDF/?uri=CELEX:32016R0679
-https://gdpr-info.eu/
Dernière mise à jour : Avril 2024
L'activité de traitement des données chez SOSvirtual est régie par le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), qui est le Règlement européen 2016/679 du Parlement et du Conseil, du 27 avril 2016, qui établit des exigences spécifiques pour les entreprises et organisations concernant la protection des personnes physiques en ce qui concerne le traitement (collecte, stockage et gestion) des données personnelles et la libre circulation de ces données.
Pourquoi collectons-nous vos données ?
Parce que SOSvirtual offre une expérience personnalisée et optimale à chaque étape du service de formation à tous ses utilisateurs et parce que l'analyse de ces données permet de prendre des mesures d'amélioration continue qui permettent d'atteindre les objectifs de développement des capacités et de mesurer son impact au sein de l'Organisation. Les objectifs de la gestion des données personnelles par SOSvirtual sont :
-Enregistrement et accès à la plateforme de formation : Pour gérer l'accès à l'offre de cours virtuels, il est essentiel de gérer l'enregistrement des utilisateurs qui accèdent à l'environnement de formation.
-Suivi de la participation aux cours virtuels. Vous pouvez relier les résultats de participation à chaque activité réalisée ou non réalisée par un utilisateur (sujet de données).
-Émission de certificats. Grâce à l'identification des données personnelles des utilisateurs qui terminent avec succès un cours, des certificats sont délivrés pour les cours virtuels réalisés.
-Service de reporting. Les données générées dans le service de formation nous permettent de modéliser des rapports globaux accumulés et aussi détaillés tels que des listes de participation qui sont consommées par des personnes responsables de l'accès à ces données et qui sont décrites plus loin au point Qui peut accéder à vos données ?.
-Communication. Diverses données personnelles collectées permettent d'envoyer des messages personnalisés et / ou groupés en fonction d'objectifs d'information spécifiques, liés aux processus de formation virtuelle.
Quelles données personnelles collectons-nous ?
Les données personnelles que nous collectons sont :
-Prénoms et noms
-E-mail organisationnel. Il s'agit de l'e-mail personnel dans le cas des collaborateurs sans compte organisationnel.
-Pays
-Ville (optionnel)
-Entité (par exemple, Association Nationale, Bureau International, Autres Organisations)
-Domaine de travail
-Poste
-Genre (optionnel)
-Date de naissance (optionnel)
-Photo de profil (optionnel)
-Nom de l'organisation. Ces données personnelles ne sont collectées que pour le public externe de SOS Villages d'Enfants. SOS.
-Pays de mentorat transfrontalier. Ces données personnelles ne sont collectées que pour le public externe de SOS Villages d'Enfants.
Quand collectons-nous vos données ?
-Collaborateurs de SOS Villages d'Enfants
Bien que le portail SOSvirtual soit public, la plupart de son offre de formation permet un accès exclusif aux collaborateurs de SOS Villages d'Enfants. De toutes les données énumérées au point précédent, les prénoms et noms (nom d'utilisateur) et l'e-mail organisationnel des collaborateurs de SOS Villages d'Enfants qui ont un compte organisationnel dans l'instance mondiale d'Office 365 sont obtenus au moment où leurs comptes organisationnels sont créés. Cela se produit en raison de l'intégration entre l'Active Directory de SOS Villages d'Enfants et le Système de Gestion de l'Apprentissage SOSvirtual. Cependant (excepté pour votre e-mail qui est l'identifiant de l'utilisateur), le système demande à l'utilisateur de mettre à jour ses données personnelles s'il s'agit de sa première entrée. Par la suite, vos données personnelles peuvent être mises à jour à tout moment par l'utilisateur lui-même. Par exemple, si votre poste dans l'organisation est mis à jour ou si vous remarquez des erreurs typographiques à votre nom.
-Collaborateurs de SOS Villages d'Enfants sans comptes organisationnels
Pour les collaborateurs qui n'ont pas de compte organisationnel mais qui sont liés à SOS Villages d'Enfants, la procédure de création de comptes se fait par le remplissage d'un modèle avec un format spécifique qui collecte tous les champs mentionnés au point précédent. Ce formulaire est consolidé et envoyé à SOSvirtual par les homologues responsables dans les Associations Membres ou d'autres instances telles que le Bureau International, qui ont autorisé l'accès de certains utilisateurs. Pour ces personnes, le même traitement des données s'applique que pour tout utilisateur.
-Collaborateurs de SOS Villages d'Enfants sans comptes organisationnels
Pour les personnes qui n'ont pas de compte organisationnel et qui ne sont pas liées à SOS Villages d'Enfants, la procédure de création de comptes se fait en remplissant un formulaire de création de compte qui collecte tous les champs mentionnés au point précédent. Une fois ce formulaire rempli et envoyé, l'utilisateur recevra ses identifiants pour accéder à la plateforme. Pour ces personnes, le même traitement des données s'applique que pour tout utilisateur.
Durée de conservation des données
SOSvirtual ne conserve qu'un historique des cours suivis et de leur achèvement, ainsi qu'une copie des certificats délivrés, pendant une période de 3 ans. Une fois cette période écoulée, les données seront supprimées de manière sécurisée.
*Les données personnelles des étudiants externes inscrits au cours de bénévolat dans les SOS Villages d'Enfants seront anonymisées après trois ans.
Cette politique de conservation des données est conforme aux exigences légales applicables et garantit que vos informations personnelles ne sont pas conservées plus longtemps que nécessaire.
Qui peut accéder à vos données ?
L'accès aux informations personnelles des utilisateurs de SOSvirtual est limité aux personnes appartenant à des instances responsables de processus spécifiques. :
-Équipe SOSvirtual. Accède et traite les informations de tous les utilisateurs de SOSvirtual pour un suivi global et particulier et pour faire rapport à d'autres parties prenantes.
-Personnes responsables de la formation et des ressources humaines dans les associations membres et les bureaux régionaux. Ils accèdent aux informations de tous les utilisateurs de leur Association Membre ou Région, à des fins conséquentes qui répondent à leurs propres processus et au suivi des plans de formation annuels.
-Facilitateurs/tuteurs. Ceux qui accompagnent certains cours de l'offre de formation et qui, dans le cadre de leurs rôles, sont responsables d'accompagner et de contacter les participants.
-Propriétaires de contenu/cours. Certains cours sont promus par des équipes spécifiques au sein de l'organisation. Par exemple, le cours de Protection des Enfants aux SOS Villages d'Enfants est promu par l'équipe de Protection de l'Enfance du Bureau International, donc, les personnes en charge de cette équipe pourront accéder aux données personnelles des utilisateurs qui participent à ce cours pour mesurer son ampleur et son impact.
-Autres personnes définies par la Direction des Associations Membres et des Bureaux Internationaux Régionaux.
Mise à jour des données personnelles par l'utilisateur
SOSvirtual facilite également la mise à jour des données personnelles de l'utilisateur.
Si vous souhaitez mettre à jour des données de votre profil utilisateur, telles qu'une erreur typographique dans votre nom, la mise à jour de votre poste dans l'organisation, votre lieu de résidence, ou rectifier des données qui ont été mal saisies au début, il suffit de :
-Se connecter
-Cliquer sur votre nom de profil en haut à droite.
-Sélectionner l'option Profil
-Dans la section Détails de l'utilisateur, sélectionner l'option Modifier le profil.
-Enfin, enregistrer les modifications apportées.
Les seules données qui ne peuvent pas être mises à jour par l'utilisateur sont l'e-mail qui devient à son tour son identifiant, comme une carte d'identité, qui ne peut pas être modifiée.
Contact avec les responsables du traitement des données personnelles
Afin qu'un utilisateur puisse exercer ses droits - Droit d'être informé, d'accéder, de corriger, de supprimer, de restreindre le traitement, à la portabilité des données, de s'opposer au traitement, de ne pas être soumis à une prise de décision automatisée - il peut contacter les personnes responsables du traitement des données personnelles chez SOSvirtual, une communication écrite doit être établie par e-mail, en fournissant une documentation prouvant votre identité (carte d'identité ou passeport) à l'adresse suivante : dp.laam@sos-kd.org. Cette communication doit refléter les informations suivantes : Noms et prénoms de la personne émettant la consultation, la demande d'application, l'adresse et les données justificatives.
Plus d'informations
Pour plus d'informations sur les règlements, visitez les sites officiels suivants :
-https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/PDF/?uri=CELEX:32016R0679
-https://gdpr-info.eu/
Dernière mise à jour : Avril 2024